Privacy.

Hoe AItaxes omgaat met gegevens van kantoren en de klanten van kantoren.

[CONCEPT]. Deze verklaring is een concepttekst en wordt vóór livegang juridisch getoetst en definitief vastgesteld.

Versie: concept · september 2026

1. Rolverdeling

AItaxes is software van AIffective (gevestigd te Rotterdam), geleverd aan belastingkantoren. Voor de dossiergegevens van de klanten van een kantoor is dat kantoor de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. AIffective verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van het kantoor, als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst. Voor de gegevens van kantoormedewerkers die AItaxes gebruiken en voor bezoekers van deze website is AIffective zelf verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens

  • Kantoorgegevens: naam van het kantoor, contactpersonen, gebruikersaccounts en rechten binnen de werkbak.
  • Dossiergegevens: de gegevens die de klant van het kantoor invult en uploadt in de intake, zoals jaaroverzichten, aanslagbiljetten en jaaropgaven, verwerkt namens en in opdracht van het kantoor.
  • Website- en contactgegevens: naam en e-mailadres als u een demo aanvraagt of contact opneemt.

3. Waarvoor gebruiken wij ze

Om de werkbak, de intake, de documentextractie en de rekenkern te laten werken voor het kantoor, om vragen te beantwoorden en om de dienst te onderhouden en te verbeteren.

4. Wat wij niet doen

  • Geen training van AI-modellen op klantdata.
  • Geen opslag van een burgerservicenummer. Een BSN wordt niet gevraagd en niet overgenomen uit documenten.
  • Geen doorverkoop van gegevens aan derden.

5. Beveiliging

Dossiers en documenten worden opgeslagen in de EU, bij Supabase (regio Europa). Voor het uitlezen van documenten wordt de AI-dienst van Anthropic gebruikt; die verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten en is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. Elke stap in een dossier wordt vastgelegd in een logboek.

6. Bewaartermijnen

Dossiergegevens worden bewaard zolang het kantoor het dossier actief heeft en zolang de wettelijke bewaartermijnen dat vereisen. Contactgegevens van een demo- of contactaanvraag worden bewaard zolang nodig voor de opvolging van die aanvraag.

7. Rechten

Voor rechten over dossiergegevens (inzage, correctie, verwijdering) is het kantoor het eerste aanspreekpunt, als verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die AIffective zelf verwerkt, zoals websitebezoekersgegevens, kunt u contact opnemen via kantoren@aitaxes.nl.

8. Wijzigingen

Deze conceptverklaring kan wijzigen voordat AItaxes live gaat. De definitieve versie wordt vóór livegang gepubliceerd.